vận hành doanh nghiệp

Qua đó, doanh nghiệp Việt sẽ tìm được giải pháp cho tương lai, hỗ trợ kinh doanh, vận hành, quản trị nhân sự. Chuỗi sự kiện đồng hành cùng doanh nghiệp Việt của FPTxBase còn hướng tới kinh doanh không gián đoạn, giảm thiểu rủi ro, chủ động ứng phó trước Covid-19. Thỏa thuận vận tải hàng không lần đầu tiên này đưa quan hệ đối tác hàng không EU-ASEAN lên một tầm cao mới, kết nối vì lợi ích của khoảng 1,1 tỷ người, cho phép kinh doanh, thương mại, du lịch và giao lưu giữa người với người lớn hơn. Vận hành doanh nghiệp theo EOS tạo ra bộ khung giúp việc vận hành doanh nghiệp ổn định theo thời gian. Để doanh nghiệp có thời gian tập trung vào các hoạt động cốt lõi như marketing, bán hàng, phát triển thị trường, phát triển nhân sự, phát triển văn hoá và quản trị tài chính. Mr. Nguyễn Hoài Thi Chủ tịch Việt An Group Sử dụng phần mềm là cách tốt nhất để doanh nghiệp vận hành thông minh hơn khi cắt giảm được lượng chi phí và nhân sự dư thừa. Hiện nay, thay thế cách làm việc thủ công bằng hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp đang là xu thế. Doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Sản lượng vận tải biển giảm, trong khi giá cước vận tải cũng chịu áp lực giảm đang đặt ra thách thức lớn với hoạt động khai thác cũng như doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp vận tải-cảng biển trong những tháng cuối năm.. Thị trường nội địa, sản lượng hàng hóa thông qua cảng đã giảm dần trong Dating While Separated But Not Divorced. Quản lý quy trình vận hành – Business Process Management BPM là một trong những công cụ và phương pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng để phát triển tổ chức linh hoạt, nâng cao năng lực cạnh tranh. Theo nghiên cứu của IDC Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế tại Hoa Kỳ, các quy trình vận hành kém hiệu quả khiến doanh nghiệp tiêu tốn tới 20-30% thu nhập hàng năm. Do đó, việc tìm kiếm giải pháp phù hợp để thay đổi hoặc cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp là rất quan nay, BPM đã trở thành xu hướng tất yếu và là điều kiện cần để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số. Để giúp các nhà quản lý hiểu rõ, cũng như tận dụng tối đa lợi ích khi áp dụng phương pháp này, FastWork sẽ cung cấp đến bạn những thông tin đầy đủ nhất về quy trình vận hành doanh nghiệp BPM ngay trong bài viết dưới lý quy trình vận hành doanh nghiệp – Business Process Management BPM là gì?5 giai đoạn tổ chức, kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMLợi ích của việc triển khai BPM trong doanh nghiệpGiải pháp khắc phục khó khăn khi áp dụng quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMVí dụ về công cụ BPMS giúp doanh nghiệp vận hành xuất sắcQuản lý quy trình vận hành doanh nghiệp – Business Process Management BPM là gì?Nhắc tới quy trình vận hành thúc đẩy Chuyển đổi số toàn diện, các doanh nghiệp không thể bỏ qua phương pháp Business Process Process Management viết tắt là BPM, được hiểu là phương pháp & công cụ quản lý quy trình vận hành kinh doanh. Theo đó, BPM bao gồm việc kết hợp các nhiệm vụ thiết kế mô hình vận hành – tự động hóa – thực thi – kiểm soát – đo lường – tối ưu các luồng hoạt động trong doanh nghiệp. Hướng tới việc vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, tạo ra nhiều giá trị phục vụ khách hàng, và giúp doanh nghiệp hoàn thành xuất sắc những mục tiêu đã đặt mặt công nghệ, BPM không phải là một sản phẩm phần mềm riêng lẻ. Nó là nền tảng cung cấp các bộ công cụ giúp doanh nghiệp mô hình hóa, thiết kế, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt. Nhìn chung, quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPM là một định nghĩa khá rộng. Do các quy tắc, chiến thuật, mục tiêu kinh doanh và các yếu tố khác xuất hiện trong đó đều liên tục phải cải thiện, đổi thực hành BPM cũng sẽ có sự khác nhau giữa các tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô, sự phức tạp về kỹ thuật, văn hóa doanh nghiệp và nguồn lực của mỗi doanh nghiệp. Song việc áp dụng BPM luôn đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải chuẩn bị tâm thế sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Doanh nghiệp khi áp dụng BPM cũng nên kết hợp các phương pháp khác nhau để tối ưu hóa quy trình vận hành như hệ thống Six Sigma hoặc mô hình Agile. Doanh nghiệp vận hành như những thực thể sống nhờ Agile Organization. Tìm hiểu kỹ hơn về mô hình tổ chức Agile5 giai đoạn tổ chức, kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMViệc thiết kế quy trình vốn đã không dễ dàng và việc đưa vào áp dụng thực tế thậm chí còn khó khăn hơn cho các doanh nghiệp chưa làm quen với mô hình BPM. Chúng tôi giới thiệu chu trình 5 giai đoạn của BPM. 5 giai đoạn trọng tâm và lặp lại này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp cải thiện đáng kể được vấn đề quản trị quy trình trong doanh nghiệp nếu như triển khai áp dụng một cách nghiêm Giai đoạn kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp BPMGiai đoạn 1 Design – Thiết kếĐây là bước đầu tiên trong vòng đời BPM, giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát, xem xét về quy trình vận hành kinh doanh nào sẽ phù hợp với chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Bạn có thể bắt đầu thực hiện bằng cách thảo luận với tất cả các bên liên quan, nghiên cứu bất kỳ tài liệu nào để tìm câu trả lời cho các vấn đềLàm thế nào để việc thay đổi quy trình vận hành doanh nghiệp được bắt đầu? Quy trình xử lý ra sao?Cần bao nhiêu chi phí để thực hiện?Mục tiêu, kết quả cuối cùng là gì? Đo lường hiệu quả bằng cách nào?Trách nhiệm của từng các cá nhân hoặc phòng ban cụ thể được xác định như thế nào?Mất bao lâu để hoàn thành?Giai đoạn thiết kế quy trình sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ mục tiêu và vạch hướng đi tốt nhất xuyên suốt quá trình áp dụng đoạn 2 Modeling – Mô hình hóaModeling là giai đoạn các yếu tố được phác họa trong bước trên được chuyển vào phần mềm BPM. Đồng thời cung cấp mô tả trực quan, chi tiết về các giai đoạn của quy trình. Để tăng tính hiệu quả, bạn phải hiểu rõ mọi thứ trong doanh nghiệp đang vận hành như thế nào ở thời điểm hiện tại, và mong muốn chúng thay đổi ra sao trong tương lai. Từ đó lên kế hoạch chuyển đổi các tác vụ thủ công thành quy trình điện tử. Cuối cùng sẽ phân phối cho tất cả các bên liên quan để đánh giá và phê đoạn 3 Execution – Thực thiĐây là giai đoạn doanh nghiệp tiến hành thử nghiệm mô hình BPM. Trước khi triển khai áp dụng trên toàn tổ chức, bạn nên chạy thử các phương pháp tự động hóa quy trình làm việc trong những một nhóm nhỏ, hoặc một vài phòng ban. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá được những ưu điểm & hạn chế của mô hình để điều chỉnh, cải đoạn 4 Monitoring – Giám sátCác nhà quản lý thực hiện giai đoạn này bằng cách thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI hoặc áp dụng OKRs. Đồng thời đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ theo dõi quá trình xử lý từng tác vụ, tập hợp số liệu thống kê liên quan đến hiệu suất, phát hiện điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý,…Giai đoạn 5 Optimization – Tối ưu hóaDựa trên những kết quả được ghi nhận ở giai đoạn giám sát, lúc này doanh nghiệp sẽ cố gắng cải thiện quy trình và loại bỏ các nút thắt trong quá trình vận hành. Nhà quản lý có thể kết hợp áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình cổ điển như Kaizen, Six Sigma hoặc Total Quality Management TQM.Tìm hiểu về sự khác biệt giữa 3 mô hình TQM, Kaizen và Six Sigma TẠI ĐÂYMục đích chính của giai đoạn này là theo dõi và liên tục cải thiện về thời gian hoàn thành công việc, hiệu quả chi phí, giảm tỷ lệ lỗi và các chỉ số hiệu suất chính khác. Doanh nghiệp có thể tái cấu trúc lại quy trình kinh doanh nếu kết quả không như kỳ vọng, hoặc có sự thay đổi từ nhu cầu khách hàng, công dù vòng đời của BPM có vẻ đủ đơn giản, nhưng mỗi giai đoạn có thể mất vài tháng hoặc hơn để thực hiện, và đòi hỏi việc lập kế hoạch phải thật cẩn thận. Cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ cần có sự hỗ trợ giữa nhiều bộ phận phụ trách, bao gồm Giám đốc điều hành Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh chung;Chủ sở hữu quy trình Lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, đảm bảo nguồn lực, hướng dẫn xử lý lỗi phát sinh,…;Chuyên gia BPM hỗ trợ phát triển các quy trình;Nhân viên, phòng ban tiến hành công việc theo tiêu chuẩn và hướng dẫn;Chuyên gia công nghệ thông tin, kỹ sư hệ thống chịu trách nhiệm triển khai các công cụ hỗ trợ tối đa hóa hiệu quả tổng thể của một vòng đời BPM, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, sự phối hợp nhịp nhàng giữa tất cả các bên liên quan là rất quan trọng, nhất là trong giai đoạn đầu triển khai. Nếu quá trình này không được quản lý tốt, khả năng thất bại sẽ rất ích của việc triển khai BPM trong doanh nghiệpChuyên gia BPM – Michael Rosemann, giáo sư tại Đại học Công nghệ Queensland, và là giám đốc Centre for Future Enterprise đã ví các quy trình vận hành như mạch máu của một doanh nghiệp.“Tương tự các mạch máu trong cơ thể, chúng cấu thành sự sống, quyết định cách thức, tốc độ, chi phí tạo ra các giá trị phục vụ khách hàng. Các quy trình BPM không chỉ phản ánh năng suất và hiệu quả của tổ chức mà còn thể hiện sự uy tín, và cuối cùng là văn hóa của chính doanh nghiệp”.Quy trình kinh doanh tạo thành những yếu tố cốt lõi của mọi tổ chức. Chúng hoạt động một cách tối ưu giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trong dài hạn. BPM giúp các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả với chi phí thấp hơn, và có thể linh hoạt điều chỉnh các quy trình phù hợp với mục tiêu kinh Gould – Giám đốc nghiên cứu tại Nucleus Research, nhận định “BPM cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý dữ liệu, phân luồng dữ liệu, quy trình phê duyệt, tạo báo cáo,…”Theo các chuyên gia, phương pháp tiếp cận BPM để cải tiến quy trình vận hành còn giúp các công ty thích ứng với những biến đổi trên thị trường hiện nay. Đồng thời, giải pháp BPM chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp Chuyển đổi kỹ thuật số thành pháp khắc phục khó khăn khi áp dụng quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMBất kỳ sáng kiến ​​thay đổi quy trình vận hành nào cũng sẽ tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng với BPM, khi việc cải tiến quy trình trải dài trên toàn hệ thống và đầy phức tạp. Chính vì thế, để tối đa hóa lợi ích của BPM, các tổ chức phải chuẩn bị kế hoạch để giải quyết những khó khăn sẽ gặp phải. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến và cách khắc phục khi doanh nghiệp áp dụng BPM1. Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạoVận hành theo BPM đòi hỏi sự thay đổi nhiều trong văn hóa doanh nghiệp khi hầu hết các quy trình làm việc đều được số hóa bằng công nghệ. Nhân viên có thể chống lại các sáng kiến ​​BPM nếu nghĩ rằng điều này khiến họ mất việc, hoặc giảm cơ hội thăng Daher – Chuyên gia nghiên cứu cấp cao trong lĩnh vực CIO tại Info-Tech Research Group lý giải “Khi nhân viên không chịu thay đổi hoặc không được cung cấp thông tin để hiểu rõ về những lợi ích của BPM, các dự án triển khai sẽ vấp phải nhiều sự phản đối”. Do vậy, bà khuyến nghị các nhà điều hành doanh nghiệp nên sớm cung cấp đầy đủ những lợi ích định tính và định lượng của BPM cho các bên liên Xác định mục tiêu, lộ trình không rõ ràngNhiều doanh nghiệp khi áp dụng ​​BPM nhưng lại đặt mục tiêu không phù hợp, không thiết lập được chiến lược triển khai toàn diện. Hay nói cách khác, các nhà lãnh đạo chưa đủ thông tin để đưa ra một lộ trình chuyển đổi quy trình vận hành theo BPM xuyên suốt, dài hơi và phù hợp với doanh thế, các CEO phải xác định rõ mục tiêu khi cải tiến hay tổ chức lại quy trình vận hành doanh nghiệp. Tốt nhất là nên thảo luận với các bộ phận kỹ thuật phần mềm và bộ phận kinh doanh, chuyên gia tư vấn trước khi tạo lộ trình khởi Cơ sở hạ tầng thông tin để thử nghiệm không phù hợpNhiều doanh nghiệp sử dụng công cụ BPM để tự động hóa quy trình làm việc nhưng lại bỏ qua việc thử nghiệm hoặc các bước xử lý nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Điều này dẫn đến nhiều sự cố, các lỗi không lường trước được khi vận hành, làm gián đoạn mọi hoạt động kinh doanh và gây ra rủi ro về bảo mật hệ thống. Khi lập kế hoạch triển khai BPM, các doanh nghiệp cần kiểm soát vấn đề bảo mật dữ liệu và dùng các công cụ tự động có sẵn để đo lường hiệu đa dạng của các giải pháp số hiện nay có thể gây nên khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định phương án phù hợp với thực trạng và định hướng phát triển của tổ chức. Để khắc phục khó khăn đó, nhà quản lý cũng nên nhờ sự hỗ trợ của các nhà tư vấn, chuyên gia công nghệ thông tin hoặc học hỏi từ các doanh nghiệp khác để lựa chọn được giải pháp phần mềm phù Khó khăn về năng lực, nguồn lực triển khaiViệc doanh nghiệp chưa được tiếp cận và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc ứng dụng, khai thác công nghệ mới cũng là một rào cản lớn. Đặc biệt là việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ khi triển khai BPM. Vì thế, các công ty cần chú trọng đến việc tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, nhất là những phòng ban, cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình này. Đồng thời, các nhà quản lý có thể cân nhắc tuyển dụng thêm nguồn nhân lực mới có kỹ năng số tốt. Khi đó, việc áp dụng BPM cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nghiên cứu của McKinsey cho thấy, 25% công ty có chỉ số sức khỏe tổ chức Organizational Health Index OHI cao nhất thì có lợi nhuận cổ đông cao gấp 3 lần so với các công ty ở top ¼ dưới cùng. Gợi ý tìm hiểu thêm Chăm sóc Sức khỏe doanh nghiệp Hướng đi nhanh để cải thiện hiệu suấtDoanh nghiệp nào nên kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMCác doanh nghiệp vừa và nhỏ sở hữu những đặc điểm dưới đây, khi triển khai BPM sẽ mang lại hiệu các quy trình làm việc phức tạp, đòi hỏi sự điều phối và phối hợp giữa nhiều đơn vị kinh doanh, bộ phận, phòng ban chức các quy trình động, cần thay đổi để tuân thủ quy định khi có yêu cầu. Ví dụ như nâng cấp bảo mật thông tin khách hàng sau những thay đổi về các điều luật hoặc quyền riêng công việc có thể trực tiếp kiểm soát & đo lường được bằng chỉ số, được phép điều chỉnh để cải thiện hiệu quy trình nghiệp vụ cần một hoặc nhiều ứng dụng kế thừa để hoàn thành chúng, hoặc yêu cầu thay đổi nhanh dụ về công cụ BPMS giúp doanh nghiệp vận hành xuất sắcVới sự cải tiến không ngừng của công nghệ, nhiều công cụ phần mềm quản lý quy trình vận hành – Business process management software BPMS hiện đại ra đời sở hữu vô vàn những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, linh hoạt hơn. Cụ thể nhưBộ phận nhân lực Công cụ BPM có thể làm cho các bộ phận nhân sự hiệu quả hơn bằng cách đơn giản hóa chấm công và làm bảng chấm công. Bên cạnh đó là quản trị trọn vẹn vòng đời nhân sự từ tuyển dụng đến KPI – cải thiện, số hóa & tối ưu quy trình làm việc. Bán hàng Doanh nghiệp điều phối việc trao đổi báo giá bán hàng và hóa đơn, rút ngắn quy trình công việc của chu kỳ bán hàng với công cụ BPMTiên phong trong việc phát triển và phân phối BPMS, FastWork cung cấp nhiều giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp vận hành xuất sắc, tiến tới chuyển đổi số quy trình vận hành thành công. Nền tảng quản trị & điều hành doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ chính FastWork OFFICE+ Phân hệ Quản trị nội bộ & văn phòng Giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường văn phòng không giấy tờ, số hóa 100% các nghiệp vụ hành chính nội bộ, tổ chức thông WORK+ Phân hệ Quản trị công việc & hiệu suất Số hóa quản lý mọi công việc, dự án và tự động hóa các quy trình phòng ban. Thay thế các phương thức thủ công Email, Zalo, Facebook, Skype,….FastWork CRM+ Phân hệ Quản trị bán hàng & khách hàng Hỗ trợ công việc của Telesale, Marketing, CSKH. Góp phần tăng trưởng khách hàng tiềm năng, doanh thu và nâng cao chất lượng dịch HRM+ Phân hệ Quản trị nhân sự Giúp quản trị nhân sự toàn diện từ chấm công, tính lương, cấp phát trang thiết bị nhân sự đến quản lý tuyển dụng, số hóa hồ sơ & đánh giá năng lực nhân sự bằng nhận tư vấn phần mềm miễn phí hoặc DEMO 1-1 từ chuyên gia FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký bên dưới! Đăng ký dùng thử 75 / 100 “Con đường nào để các Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tồn tại và thành công?” đây là câu hỏi của nhiều chủ doanh nghiệp hiện nay. Đó có thể đổi phương thức kinh doanh để phù hợp với thời đại Covid- 19 hay có thể là đổi mới tư duy quản trị sáng tạo trong cách thức tổ chức hoặc triển khai sản phẩm mới… Nhiều hình thức khác nhau để giúp doanh nghiệp mình tồn tại. Nhưng 5 yếu tố sau sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển bền bắt đầu kinh doanh thì bạn cần biết hoạt động kinh doanh là gì?Kinh doanh là các hoạt động đầu tư, sản xuất mua bán, cung ứng dịch vụ do các chủ thể kinh doanh tiến hành một cách độc lập với mục đích tạo ra lợi nhuận. Có thể nói đơn giản nhất là “Làm kinh doanh tức là một quy trình lập đi lập lại để tạo ra sản phẩm có giá trị tới tay khách hàng nhầm mục đích để kiếm tiền. Và kỳ vọng của các chủ doanh nghiệp đó là có thể mang lại đủ lợi nhuận, làm cho bản thân hạnh phúc, để tiếp tục duy trì và phát triển doanh yếu tố quan trọng mà bất kỳ công ty hay doanh nghiệp này cũng phải làm thật tốt nếu không muốn sụp đổ hoặc không kiếm được tiền. Việc doanh nghiệp bạn có phát triển bền vững hay không phụ thuộc vào quy trình sau1 Tạo ra giá trị khám phá ra đúng điều khách hàng cần, cung cấp giải pháp dưới dạng một sản phẩm hoặc một dịch vụ hữu hình để phục vụ họ.2 Tiếp thị Marketing thu hút sự chú ý của khách hàng vào sản phẩm và kích cầu sản phẩm bạn vừa tạo ra.3 Bán hàng Chuyển khách hàng tiềm năng thành người trả tiền.4 Chuyển tải giá trị Chuyển cho khách hàng những gì bạn đã hứa và biết rằng khách hàng cũng hạnh phúc khi sử dụng sản phẩm của bạn5 Tài chính kiếm đủ tiền để bạn tiếp tục làm việc và cảm thấy hạnh phúc vì điều trình trên phải được tương tác với nhau và không được để bất kỳ bước nào gặp vấn đề, nếu không bạn sẽ gặp rắc rối ngay lặp bạn làm kinh doanh tức là bạn sẽ tạo ra một quy trình, tạo ra một cỗ máy. Có thể ban đầu bạn hạn hẹp về tiền bạc và con người, nên bạn là một phần trong cỗ máy đó. Lúc này, bạn là chuyên gia trong vài khâu, dần dần bạn tìm ra được những người khác phụ trách những khâu còn lại, và thay thế luôn vai trò của mình trước bạn là chủ hãy phân biệt rạch ròi bạn là người tạo ra cỗ máy chứ không phải là một mắc xích của một cỗ máy. Và tại một thời điểm nào đó bạn đều có thể thay thế được tất cả các bộ phận kể cả đó là bộ phận của bạn. Và công việc của bạn là hãy học cách quản lý nhân sự tốt nhất, xây dựng uy tín cho bản thân để những người giỏi nhất sẽ tình nguyện làm việc cho thêm Khóa học quản trị kinh doanh ngắn hạn tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏTóm lại, những điểm cốt lõi cần phải nhớ khi vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển bền vững thì bạn cần phải chú ý Điểm cốt lõi thứ nhất là bạn phải xây dựng doanh nghiệp thành một cỗ máy tốt nhất chứ không phải bạn là một bộ phân tốt nhất trong cỗ máy. Đừng nhầm lẫn điều này, vì có thể chính bạn là rào cản của doanh nghiệp và bạn mãi mãi không thể là người chủ mà bạn chỉ là người làm thuê do chính công ty của cốt lõi thứ hai đây là thời đại kỷ nguyên số, khách hàng tiềm năng hoạt động trên internet rất nhiều, chỉ số tự tin của họ cũng rất cao. Với vũ khí thông tin trong tay, nên khách hàng đòi hỏi sự tôn trọng từ các thương hiệu. Và hành trình từ khách hàng tiềm năng để chuyển đổi thành người chi tiền cho sản phẩm của mình khó khăn hơn nhiều. Và khi khách hàng đã hài lòng về sản phẩm, thì chính họ sẽ ủng hộ và quảng báo cho thương hiệu của chúng ta. Cũng trong thời đại này, vai trò của mạng xã hội đẩy lên rất cao, và tác động rất cao đối với khách hàng. Cũng không nên bỏ qua kênh này, vì nó sẽ giúp bạn thu hút, thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của mình. Tóm lại, bài viết mình chia sẻ trên đây dù mang đậm tính chất lý thuyết, nhưng cũng là một nền tảng có thể giúp bạn sáng tạo thêm, cải tiến để phù hợp với doanh nghiệp của ơn bạn đã ủng hộ bài viết của mình.!Xem thêm về các bài viết cùng chủ đề kinh doanh trên nên kinh doanh F&B không? Kinh doanh F&B là gì và những điều cần biếtKinh doanh AirBnB là gì? Cách kinh doanh AirBnB không cần sở hữu nhà Chuẩn hóa doanh nghiệp thông qua hệ thống quy trình làm việc luôn là điều các doanh nghiệp hướng tới. Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải thực hiện nếu doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước xa. Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình Chu trình quản lý nghiệp vụ BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn 1. Design Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp 2. Modeling Mô hình hóa quy trình 3. Execution Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình 4. Monitoring Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, … 5. Optimization Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình. Giai đoạn 4 và 5 thường bị bỏ qua do suy nghĩ quy trình đề ra là cố định không thay đổi. Nhưng thực tế quy trình phải linh hoạt và theo sát sự thay đổi của doanh nghiệp. Cùng Open End tìm hiểu các hành động cụ thể trong từng giai đoạn qua bài viết dưới đây Giai đoạn 1 DESIGN – XÂY DỰNG QUY TRÌNH1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình5. Hoàn thiện tài liệuGiai đoạn 2 MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNHGiai đoạn 3 EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNHGiai đoạn 4 MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNHGiai đoạn 5 OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH Giai đoạn 1 DESIGN – XÂY DỰNG QUY TRÌNH Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm 1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà quản lý cần phải xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng trên những cá nhân, phòng ban nào? và mục đích cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định. 2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này có thể được lưu trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất. Nội dung của yếu của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình, nó giúp nhà quản lý Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả Nội dung công thức 5W – H – 5M bao gồm Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc Trước khi xây dựng bất cứ một quy trình nào, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn? Nếu không làm thì sao? Nói cách khác, đây chính là nội dung truyển tải mục tiêu của quy trình, giúp bạn có thể kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng. What – Xác định nội dung công việc Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào? Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho những nội dung này • Where công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào? • When Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc… • Who Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?… How – Xác định phương pháp thực hiện công việc Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc… 5M Xác định nguồn lực Nhiều quy trình thường chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực tế, việc quản lý và phần phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả. Nguồn lực bao gồm các yếu tố Man = nguồn nhân lực người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?… Money = Tiền bạc Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?… Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?… Machine = máy móc/công nghệ Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?… Method = phương pháp làm việc làm việc theo cách nào 3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình Để quy trình diễn ra được chặt chẽ, nguồn lực con người – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm Người thực hiện Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình Người giám sát Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn. Người hỗ trợ Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn. 4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình Không có bất cứ quy trình nào có thể vận hành hiệu quả, trơn tru nếu chỉ dựa trên những mô hình lý thuyết cả. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần phải đồng thời xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành. Xác định phương pháp kiểm soát Việc kiểm soát quy trình có thể được thực hiện thông qua hành động xác định các yếu tố sau Đơn vị đo lường công việc Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu Xác định phương pháp kiểm tra Đây là một bước quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót. Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn Cần phải kiểm tra những bước công việc nào? Tần suất kiểm tra là bao lâu? Người thực hiện kiểm tra là ai? Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? 5. Hoàn thiện tài liệu Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn. Giai đoạn 2 MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH Modelling – mô hình hóa là giai đoạn thứ hai trong hoạt động quản lý quy trình, khi các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu được minh họa lại thành hình ảnh, bao gồm các bước định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng. Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,… Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart. Flowchart hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình, là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,… Giai đoạn 3 EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH Sau khi đã hoàn tất 2 giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, đã đến lúc bạn đưa quy trình của mình áp dụng triển khai vào thực tế. Hoạt động triển khai này có thể được thực hiện theo 2 cách 1 áp dụng quy trình trên giấy tờ hay 2 sử dụng các phần mềm công nghệ. Tuy nhiên, thay vì lựa chọn phương án 1 với hàng tá quy trình phức tạp được tổng hợp và thủ công, đồng thời cũng không thể kiểm soát được tiến trình thực tế của nhân viên, thì các nhà quản lý ngày nay đều đồng tình với việc sử dụng phương án 2. Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động có nhiều ưu điểm so với phương thức tự “quy trình hóa” truyền thống của doanh nghiệp như Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ văn bản hướng dẫn quy trình đáng kể. Tính tương tác cao, dễ hiểu do đó tiết kiệm thời gian hướng dẫn. Tính năng phân luồng công việc và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình cùng các file tác vụ trên hệ thống. Có khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên để tiếp tục nâng cao chất lượng quy trình. Giai đoạn 4 MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH Giai đoạn MONITORING chính là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển của không chỉ với quy trình cụ thể, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện quy trình của mình như thế nào, nếu còn không biết chúng đang thực tế diễn biến ra sao? Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ số Process Performance Indicators PPIs – đại điện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra sản phẩm/ dịch vụ Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra. Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận. Nhóm chỉ số về chi phí Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra… Giai đoạn 5 OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh Quay lại giai đoạn 1 chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. Open End tổng hợp Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End Địa chỉ Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh Chi nhánh Miền Bắc Phòng 604, Tầng 16, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội SĐT Email info Website

vận hành doanh nghiệp